A) GENERALIDADES DEL PROTOCOLO
- El objeto del protocolo es facilitar el desarrollo de las audiencias virtuales.
- Se toma en cuenta el plan estratégico “Visión y Justicia 20/24”.
- Asegurar el acceso a la justicia a los servidores judiciales por medio de la tecnología.
- Rigen las mismas reglas, principios, exigencias y formalidades que en las audiencias presenciales.
- Los principios y normas particulares de cada materia no fueron modificados.
- Se redactó en base a la supremacía de la Constitución (artículo 69 numeral 7).
- Procura velar siempre la regla del debido proceso y la tutela judicial efectiva.
- El uso de la virtualidad es opcional, todas las partes deben estar de acuerdo para que pueda ser llevado a cabo el proceso virtual.
- Se garantiza el debido proceso y la tutela judicial efectiva.
- El protocolo fue realizado por una comisión de trabajo de la Escuela Nacional de la Judicatura y de los magistrados designados mediante la Resolución No. 3/2020 del Poder Judicial; se tomaron en cuenta las opiniones de jueces de diferentes materias; de los directores del Poder Judicial; asesores del Poder Judicial; y fueron tomadas en cuenta las sugerencias y observaciones realizadas por algunos participantes en este webinar.
- B) ESTRUCTURA DEL PROTOCOLO
Capítulo I: Disposiciones Generales
Capítulo II: Las Audiencias Virtuales
Sección I: Disposiciones Preliminares
Sección II: Actuaciones previas a la Audiencia Virtual
Sección III: Celebración de la Audiencia Virtual
Sección IV: Actuaciones Posteriores a la Audiencia Virtual
Capítulo III: Disposiciones Finales
- C) ESPECIFICACIONES DEL PROTOCOLO
Capítulo I: Disposiciones Generales
- Título – Artículo 1
Protocolo Para el Manejo de Audiencias Virtuales
- Objeto del Protocolo – Artículo 2
Facilitar el desarrollo de la audiencia virtual, estableciendo los roles de cada actor del proceso y de los servidores judiciales.
- Ámbito de aplicación – Artículo 3
Todos las audiencias y en todas las etapas del proceso.
- Principios generales y específicos – Artículo 4
Rigen todos los principios y normas de las audiencias presenciales en cada materia. Solamente varía el lugar donde se celebran y la ubicación de las partes envueltas en el proceso.
Se mantienen los principios de oralidad, contradicción y publicidad.
Garantiza la intervención de todas las partes en cumplimiento con el debido proceso y la tutela judicial efectiva.
Garantiza los derechos constitucionales, el cumplimiento de las normas, tratados internacionales e interpretaciones realizadas por los órganos jurisdiccionales.
Impera la garantía de la jurisdicción competente, independiente, imparcial e igualdad de las partes.
Instituye los principios específicos de las audiencias virtuales que son:
- Opcionalidad: las partes deciden si tomar esa vía o no. No puede llevarse a cabo la audiencia sin la participación de todas las partes.
- Simultaneidad: todas las partes deben estar presentes de forma simultánea.
- Interactividad: los mecanismos utilizados deben ser imperativos, permitiendo que la comunicación sea efectiva, ininterrumpida y en tiempo real.
- Integridad: la comunicación debe ser simultánea, interactiva, de transmisión directa y con acceso a todas las partes.
- Definiciones – Artículo 5
Consta de un catálogo de definiciones de normas y servicios del principio judicial, relativos a la comprensión de los términos virtuales.
Capítulo II: Las Audiencias Virtuales
Sección I: Disposiciones Preliminares
- Solemnidad y formalidad – Artículo 6
Reitera que aplican para las audiencias virtuales las mismas formalidades para las audiencias presenciales.
- Aplicabilidad del servicio virtual – Artículo 7
El servicio judicial es facultativo para las partes envueltas y estas deben informar al Consejo del Poder Judicial su ausencia, aceptación o negativa a someterse al proceso virtual.
Las partes deberán suscribir un documento de aceptación de los términos y condiciones. Una vez es aceptado por las partes no pueden retornar a la modalidad presencial del mismo caso. El consentimiento de ambas partes es obligatorio. La negativa de una de las partes de someterse impide que el proceso se conozca de forma virtual.
El juez en casos específicos puede ordenar la audiencia de forma presencial (total o parcial) aun habiendo las partes dado su consentimiento para conocerlo de forma virtual. Estos casos son: si existe impedimento legal expreso; si la audiencia contradice el espíritu de la ley aplicable; si se ve vulnerado el debido proceso y la tutela judicial efectiva.
El juez puede ordenar que la audiencia aún sin el consentimiento de las partes sea virtual, cuando existan circunstancias imperantes en la nación y así poder garantizar la administración de justicia y la efectividad de los procesos y garantías de los ciudadanos.
Opcionalmente las partes también tiene la opción de elegir de común acuerdo el conocimiento de la audiencia una parte presencial y otra parte virtual. Mayormente en los casos penales podrían elegir conocer la audiencia preliminar de forma virtual y el juicio en la forma presencial.
- Obligaciones de la secretaria del tribunal – Artículo 8
Además de las obligaciones ya existentes en nuestro sistema, el protocolo establece que las secretarias tienen las siguientes obligaciones:
- Recibir y tramitar toda la documentación;
- Confirmar y certificar el consentimiento de las partes de utilizar el proceso virtual;
- Requerir los correos electrónicos para las convocatorias y notificaciones;
- Verificar las informaciones proporcionadas por las partes;
- Programar las audiencias y Garantizar la celebración de la misma;
- Garantizar que las partes reciban la información;
- Otorgar la asistencia a los usuarios que necesitan ayuda para garantizar el acceso a la justicia;
- Grabar la audiencia;
- Levantar el acta de audiencia;
- Proteger los datos suministrados por las partes y usuarios.
- Obligaciones de las partes y participantes en la audiencia – Artículo 9
Además de las obligaciones ya existentes se establece que las partes tienen las siguientes obligaciones:
- Remitir la solicitud mediante la plataforma observando las formalidades de la ley y el protocolo;
- Especificar le correo electrónico que utilizara;
- Responder todas las documentaciones que reciba de la secretaria vía electrónica;
- Disponer de los recursos tecnológicos para acceder y comparecer de forma oportuna en la audiencia;
- Notificar oportunamente a la secretaria de cualquier inconveniente;
- Acceder a la audiencia a la hora pautada;
- Permanecer en la audiencia hasta el cierre;
- Abstenerse de grabar las audiencias que no son públicas o las que tengan una restricción a la publicidad;
- Orientar a sus representados sobre las características del proceso virtual.
Sección II: Actuaciones previas a la Audiencia Virtual:
- Vinculación Virtual – Artículo 10
Quien promueve la acción puede establecer, notificándole a la contraparte que desea que el proceso sea llevado de forma virtual. La contraparte debe aceptar o no y notificará su decisión. Para que el proceso se lleve a cabo por la audiencia virtual se necesita el consentimiento de ambas partes.
- Solicitud – Artículo 11
Además de los requisitos que rigen la materia, la solicitud de fijación de audiencia debe contener:
- Indicación de que las partes han consentido discutir el asunto de manera virtual;
- Identificación de todas las partes que participaran en la audiencia virtual y sus contactos (teléfonos / e-mails);
- Indicación si requiere asistencia tecnológica; y,
- Las pruebas que justifican sus pretensiones anexadas en formato digital.
- Preparación de la audiencia – Artículo 12
La secretaria del tribunal además de las funciones que tiene, una vez se haya fijado el proceso y realizado las notificaciones como corresponda, la secretaria debe verificar lo siguiente:
- Identificar y validar la información de contacto con toda persona que deba intervenir o participar en la audiencia;
- Constatar la identidad de las partes, sus abogados y verificar si han consentido someterse al proceso virtual. Sino está el consentimiento confirmará si lo suscribirán o no;
- Si todas las partes consienten la audiencia virtual entonces programará la audiencia virtual en la plataforma habilitada; y,
- Remitirá el enlace para participar en la audiencia, con toda la información necesaria para comparecer y el lugar en que se celebrará.
Todo usuario que desee participar como parte en la audiencia virtual en calidad de interviniente, deberá solicitar acceso de forma virtual, previa al día y hora pautados.
- Publicidad – Artículo 13
Se colocará el enlace en el canal dispuesto por el Poder Judicial donde cualquier persona interesada podrá acceder y presenciar la audiencia de forma remota. Se publicaran todos los roles de audiencia. Sino tiene acceso a las herramientas digitales podrá utilizar las salas habilitadas en los tribunales. El público no puede interactuar, solo podrá observar y escuchar.
En los casos que por mandato legal, personas que no tienen la calidad de partes ni participantes, como los casos de saneamiento y revisión por causa de fraude en la Jurisdicción Inmobiliaria, enlace de acceso de esas audiencias permitirá que esas personas puedan intervenir.
- Notificación – Artículo 14
Depende la materia le corresponde al abogado o al despacho hacer la notificación. Se notificará por la vía designada por el Poder Judicial, la instancia de solicitud y sus anexos, utilizando las informaciones previamente confirmadas.
El ministerio de alguacil se mantiene y los actos deben ser realizados conforme al procedimiento instituido acorde a la materia proceso que se esté conociendo. Las notificaciones se realizarán conforme a la ley que rige la materia, porque el procedimiento no ha sido tocado. Se mantienen las mismas, condiciones, reglas, exigencias y el procedimiento se mantiene intacto. Este protocolo solo regula el entorno virtual.
- Contestación – Artículo 15
Notificado la instancia que requiera contestación, siempre de acuerdo con el procedimiento establecido en la materia, las partes presentarán su escrito de contestación por instancia motivada, a través de la plataforma establecida o por la vía identificada en la notificación previa a la suscripción del documento de aceptación del proceso virtual.
Esta instancia ira acompañada de las pruebas que justifican sus pretensiones anexadas en formato digital de los documentos probatorios y establecerá si necesita ayuda tecnológica.
- Negativa a Someterse al Servicio Judicial – Artículo 16
Si la parte notificada no consiente someterse al servicio judicial entonces la secretaria deberá: notificar al solicitante la negativa, indicando que no aplica el servicio virtual y que el proceso será conocido de forma presencial; y, garantizar la celebración de la audiencia presencial el día fijada para la misma, fuera de los casos que la ley otorga voluntad y actuación a las partes;
En caso de que algún participante tenga impedimento de comparecer a la audiencia presencial, podrá hacerlo de forma remota desde el lugar donde se encuentra, previa autorización del tribunal.
- Retractación – Artículo 17
Las partes pueden retractarse y luego de una negativa aceptar conocer el proceso de forma virtual. Pero una vez se acepte la modalidad virtual las partes no podrán utilizar la modalidad presencial.
La retractación no puede provocar dilaciones. En caso de que se realice la retractación se de en el conocimiento de una audiencia y el expediente este completo para conocer, el juez continuará conociendo la audiencia y la parte virtual será para los actos que siguen.
Sección III: Celebración de la audiencia virtual:
- Sala de audiencias virtuales – Artículo 18
En cada sede judicial debe existir una sala habilitada que permita que toda persona que no dispone de los instrumentos o herramientas pueda comparecer de forma virtual a través de esta sala. La cual tendrá un equipo de soporte tecnológico para asistir al usuario.
Existirá una cooperación judicial virtual Inter-Tribunales, donde toda sala judicial habilitada estará disponible para prestar servicios a cualquier usuario sin importar la jurisdicción en la que se encuentre, debiendo coordinar el uso de la sala con la secretaria de ese tribunal quien determinará cuando la utilizará y será la secretaria quien coordinará todo y determinará que sala se realizará la comparecencia.
Para los procesos penales en la sala judicial habilitada estará disponible:
- Para la comparecencia de los imputados en custodia que no puedan comparecer desde el recinto carcelario;
- Para los imputados en libertad que no dispongan de facilidades tecnológicas o que las facilidades tecnológicas que poseen no garanticen la comunicación permanente, confidencial y privada con su defensor.
- El imputado y el abogado defensor dispondrán de un canal de comunicación permanente, privado y confidencial durante la audiencia virtual a los fines de garantizar el derecho de defensa.
- Si se requiere de un intérprete judicial o de lenguaje de señas, este será provisto de forma virtual o remota por el sistema de justicia.
- Desarrollo de la audiencia – Artículo 19
La audiencia inicia con la identificación, verificación y registro de las partes comparecientes y sus representantes legales a cargo de la secretaria. Se les informara a las partes lo siguiente:
- La naturaleza y particularidades de la audiencia virtual.
- Se les recordará que rigen las mismas formalidades de la audiencia presencial.
- Los micrófonos deben permanecer apagados hasta el momento que les toque el turno de su exposición.
- La imagen del juez permanecerá en la pantalla en todo momento.
- La secretaria grabara la audiencia.
Si durante la audiencia virtual exista una diligencia presencial que no se pueda desarrollar y para garantizar las formalidades, el debido proceso y a la tutela judicial efectiva, en estos casos:
- Se suspenderá la audiencia fijando fecha, día y hora para la diligencia presencial.
- Agotada la diligencia presencial se reprograma la audiencia virtual y continúa el proceso.
Si se presentan inconvenientes técnicos sucederá lo siguiente:
- Quien presente problemas deberá informar de la dificultad notificándolo a la secretaria mediante una notificación por el canal que se habilite previo al inicio de la audiencia.
- La audiencia se pospondrá momentáneamente y el técnico que debe existir en la sede judicialverificará si puede resolver el fallo o no.
- Si se puede resolver el fallo la audiencia continúa y si el problema persiste, se suspende la audiencia y se fija nueva hora y fecha.
- Práctica de la prueba – Artículo 20
La actividad probatoria está regulada en todas las materias y en todos los procesos. Se rige por las mismas reglas de incorporación, manipulación y de tramitación de las pruebas en el proceso presencial. En el proceso virtual estas pruebas serán incorporadas por medio de la plataforma.
En el caso de la prueba testimonial, además de las obligaciones establecidas en la norma, el juez indicará al testigo que deberá:
- Mirar siempre a la cámara.
- Abstenerse de leer, consultar, seguir guiones escritos durante su declaración, salvo las excepciones permitidas según la materia.
- No estar acompañado al momento de rendir su declaración.
- Colocarse a una distancia prudente de la cámara, que facilite percibir la sinceridad su testimonio y expresiones corporales.
- Actuaciones presenciales – Artículo 21
Cuando se deba cumplir con una formalidad fuera de la audiencia virtual porque no existen los medios el juez:
- De oficio o a petición de parte ordenar la realización del acto de forma presencial;
- Suspenderá el conocimiento de la audiencia y se fijara la fecha para conocer esa diligencia de forma presencial
- Agotada la diligencia presencial el juez fija audiencia para continuar el proceso de forma virtual.
- Dificultades técnicas – Artículo 22
Si durante la audiencia virtual surgen problemas técnicos vinculados con el sonido, calidad de imagen, conexión, o cualquier otro tipo, se realizara lo siguiente: Acreditar el problema mediante una captura de pantalla o cualquier otro medio que evidencia el problema;
- Quien presenta el problema deberá evidenciarlo mediante una captura de pantalla o cualquier otro medio;
- El juez hará constar en acta el problema y suspenderá temporalmente la audiencia;
- Se ordenara al personal técnico que resuelva la situación, una vez resuelta se reanuda la audiencia.
- Si el problema persiste, se suspende la audiencia y se fija nueva fecha, haciéndose constar en acta todo lo sucedido.
- Deliberación – Artículo 23
La deliberación está regida por la ley que conforme a la materia establece como se desarrollará.
- Cuando se trate de jueces que integran un Tribunal Colegiado y comparecen de forma remota desde distintos lugares, la deliberación será realizada de forma virtual y en tiempo real.
- Los jueces al momento de deliberar deben observar todas las formalidades exigidas en la materia.
- Las deliberaciones no serán grabadas (secreto deliberaciones).
- Decisión – Artículo 24
La decisión está regida por la ley que conforme a la materia establece como se desarrolla.
- La decisión será firmada y sellada de forma electrónica
- Estará disponible en formato digital en el protocolo digital de decisiones
- Tendrá la misma eficacia, validez y fuerza probatoria que su original impresa (Art.9 Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico)
Sección IV: Actuaciones posteriores a la audiencia virtual
- Notificación a las partes – Artículo 25
La decisión será notificada conforme corresponda, de acuerdo con la materia de que se trate y las resoluciones emitidas por el Consejo del Poder Judicial.
- Grabación de la audiencia virtual – Artículo 26
La grabación de la audiencia está a cargo de la secretaria así como la custodia de la misma, debiendo garantizar la fidelidad, autenticidad e integridad de la misma.
Cuando la audiencia sea pública la grabación de la audiencia formará parte del expediente digital y todas las partes tendrán acceso a ella.
Cuando la audiencia sea restringida por mandato de la ley o disposición judicial la parte que desee tener acceso a la grabación deberá solicitarla de forma digital especificando el uso que le dará. Acogida la solicitud, la parte solicitante deberá guardar reserva del contenido de la misma y solo podrá utilizarla para los fines autorizados.
- Acta de la audiencia – Artículo 27
El acta de audiencia será levantada tal cual la ley que rige la materia, será sellada y firmada de forma electrónica, y estará disponible en el expediente digital. Tiene los mismos efectos que la decisión digital.
Capítulo III: Disposiciones finales:
- Fuerza vinculante del protocolo – Artículo 28
Este protocolo es vinculante para todos los tribunales de la República Dominicana.
- Aplicación supletoria – Artículo 29
Se contemplan las reglas de derecho común y la práctica comparada de aquellos ordenamientos similares al nuestro.
*Esta publicación es solo una guía de información general y resumida que no debe ser interpretada como sustituta de la recomendable y necesaria asesoría legal aplicable a casos específicos.
Preparado Por:
Ana María Frías Rosario (afrias@rvhb.com)
Russin, Vecchi & Heredia Bonnetti
República Dominicana
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